GESTIÓN DEL TIEMPO

"¿Tienes la sensación de que se te escapa el tren de la vida? Probablemente no lleves una buena gestión del tiempo".

A menudo tenemos tantas cosas que hacer que no sabemos por dónde empezar y nos quedamos bloqueados sin llevar ninguna tarea a cabo o nos dedicamos a algo que no tenía importancia porque pensamos que es urgente.

Para organizar mejor nuestra agenda semanal debemos tener una visión clara de las tareas prioritarias que, una vez hechas y terminadas, nos permitirán disfrutar sin culpa y dormir por las noches sin levantarnos estresados por la mañana.

El objetivo es no ir siempre con retraso para poder disfrutar del ocio de vez en cuando.

LA MATRIZ DE GESTIÓN DEL TIEMPO DE COVEY

A día de hoy ya no se trata de gestionar el tiempo en sí, sino de gestionar dónde debemos centrar nuestra atención en cada momento.

Siguiendo este cuadro, podemos hacer listas con un orden bien definido según la ley de la urgencia y la importancia. Cuando tengamos nuestra lista de tareas la organizaremos así:

1. Tareas urgentes e importantes: hacerlo inmediatamente. Tienen prioridad absoluta y hay que empezar cuanto antes (por ejemplo: crisis, problemas que requieren solución inmediata, fechas límite). Cuando las terminemos se reducirá el estrés y posiblemente nos encontremos cansados pero con la conciencia tranquila.
2. Tareas importantes no urgentes. Por ejemplo, el tiempo dedicado a formación, prevención, detectar o crear nuevas oportunidades, construir relaciones, proyectar planes. Nos aportan crecimiento, solidez en nuestros proyectos y superación. Tenemos que buscar el momento más adecuado para hacerlas.
3. Tareas urgentes y no importantes. Por ejemplo, interrupciones, lamadas, correos, mensajes, compromisos sociales... Nos producen fatiga, dispersión y poca concentración. Podemos delegarlas si es posible.
4. Tareas no urgentes y no importantes. Es el tiempo gastado en postergar tareas, preparativos innecesarios, redes sociales, entretenimiento, actividades placenteras. Nos provocan aletargamiento y relajación, así que podemos dejarlas para más tarde o borrarlas de la lista directamente.

FUGAS DE TIEMPO MÁS COMUNES

• Distracciones/redes sociales. La solución es sencilla: desconcectar todo, al menos mientras nos dediquemos a una actividad que requiere toda nuestra atención.
• Comidas con amigos y/o clientes. La solución consiste en aceptar una o dos comidas por semana. Podemos incluso concentrarlas en grupos por afinidad. Con ello ganamos horas de trabajo y regalamos contactos y amistades a los demás. Otra estrategia sería convertir la comida en un café de unos cuarenta minutos como mucho.
• Atender asuntos personales. No hay que hacerlo en horario de trabajo ya que si dedicamos ese tiempo a lo que debería hacerse en el tiempo de ocio no acabaremos a tiempo nuestro trabajo.
• Robar tiempo al sueño. Se puede hacer muy puntualmente pero hay que evitarlo a toda costa. Además de los riesgos para la salud y de que acelera el envejecimiento, esto no nos ahorra tiempo. Si descansamos pocas horas la cabeza irá más lenta y rendiremos menos.

TÉCNICA DE GESTIÓN DEL TIEMPO

1. Divide el tiempo destinado al trabajo en periodos continuos de 25 minutos sin distracciones.
2. Haz una pausa de 5 minutos después de cada 25 minutos de trabajo.
3. Cada cuatro periodos de 25 minutos cumplidos, premiate con un descanso de 15 minutos.

Esta técnica es muy efectiva porque la limitación de la tarea a 25 minutos nos obliga a concentrarnos completamente para cumplir nuestra misión. Nos aseguramos descansos y mitigamos la ansiedad con la satisfacción de estar completando muchos temas pendientes.

Se puede utilizar en el trabajo o en el hogar y nos ayuda a cumplir con nuestras tareas fácilmente.